De volledige privacyverklaring hieronder is beschikbaar in het Nederlands. Neem contact op als je uitleg in een andere taal wilt.
01
Wie is verantwoordelijk?
Horeca AI Partner, vertegenwoordigd door oprichter Ashiq Gafoer, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken, zoals contactaanvragen, pilotaanmeldingen, contractbeheer en zakelijke communicatie.
Deze verklaring is gebaseerd op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR), de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG) en, voor het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken, de Telecommunicatiewet.
02
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van je contact met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- naam, functie, organisatie en zakelijke contactgegevens;
- de inhoud van e-mails, aanvragen, afspraken en feedback;
- contract-, factuur- en betaalgegevens wanneer een betaalde dienstverlening start;
- technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en bereikbaarheid, zoals IP-adres, tijdstip, apparaat- of browserinformatie en opgevraagde pagina;
- bij een pilot: product-, voorraad-, inkoop-, verkoop-, reserverings-, waste- en managementgegevens;
- gebruikers- en actiegegevens voor rollen, goedkeuringen, ondersteuning en een controleerbare audittrail.
Stuur ons bijvoorbeeld geen medische gegevens, identiteitsdocumenten of andere gevoelige informatie via gewone e-mail.
03
Doelen en wettelijke grondslagen
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Vragen beantwoorden en kennismakingsgesprekken plannen | Gerechtvaardigd belang en stappen voorafgaand aan een overeenkomst |
| Een pilot, overeenkomst of ondersteuning uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie, administratie en wettelijke verplichtingen | Wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst |
| Productkwaliteit, beveiliging en foutonderzoek verbeteren | Gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst |
| Een testimonial, klantnaam of marketingbericht gebruiken | Toestemming, wanneer die vereist is |
Wanneer wij ons beroepen op gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen jouw privacybelang. Toestemming kan altijd worden ingetrokken; dat verandert niets aan verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig waren.
04
Pilot- en klantgegevens
Een horecabedrijf blijft in beginsel verantwoordelijk voor persoonsgegevens die het via Horeca AI Partner laat verwerken, bijvoorbeeld gegevens van medewerkers, gasten of leveranciers. Horeca AI Partner handelt voor die gegevens als verwerker en gebruikt ze alleen volgens vastgelegde instructies.
Vóór productiegebruik leggen wij de afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Daarin staan onder andere het doel, de duur, beveiliging, geheimhouding, inzet van subverwerkers, ondersteuning bij privacyverzoeken en verwijdering of teruggave van gegevens.
AI en menselijke controle
De huidige pilot verwerkt account- en locatietoegang, productgegevens, voorraad, waste, metingen, vastgelegde besluiten en eventueel ingevoerde verkoopbestanden en leverbonnen. HAPPIE kan ingevoerde gesprekken en door de manager bevestigde geheugeninformatie voor de eigen locatie bewaren. Bij gebruik van spraak of het uitlezen van een bon wordt de benodigde invoer naar de betreffende AI-dienst gestuurd.
De server controleert het account, de pilotgoedkeuring en de rechten voor de locatie. Een eigenaar en toegelaten managers hebben toegang tot hun eigen locatie. De HAI-beheerder heeft daarnaast beheertoegang voor ondersteuning en het beoordelen van pilottoegang.
Na de pilot kun je teruggave of verwijdering aanvragen via info@horecaaipartner.com. Dit wordt handmatig afgehandeld. We bevestigen de afhandeling en eventuele uitzonderingen vanwege een wettelijke bewaarplicht.
De AI helpt gegevens te interpreteren en managementadvies begrijpelijk te formuleren. Horeca AI Partner neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of iemand op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen. Bestellingen, personeelsacties en andere operationele besluiten blijven onder menselijke controle.
05
Dienstverleners en internationale doorgifte
De technisch ingerichte keten gebruikt Sites van OpenAI voor hosting, Cloudflare D1 voor de applicatiedatabase en Cloudflare R2 voor uploads, Supabase voor inloggen, Airtable voor de aangesloten pilotbron en OpenAI voor de ingeschakelde AI-functies. De zakelijke e-mail loopt via STRATO. Make kan onderdeel zijn van een afzonderlijk ingerichte automatisering; de actuele Make-configuratie is in deze technische controle niet ingezien.
De toepasselijke verwerkersafspraken, opslagregio's, doorgiftegrondslagen en bewaartermijnen bij deze dienstverleners moeten vóór de start met echte pilotgegevens worden gecontroleerd en vastgelegd. Deze pagina is geen bevestiging dat alle gegevens uitsluitend in Nederland of de Europese Unie worden opgeslagen.
Wij verkopen persoonsgegevens niet en verstrekken ze niet voor zelfstandige advertentiedoeleinden.
06
Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:
- contactaanvragen zonder vervolg: maximaal 12 maanden na het laatste contact;
- afgeronde pilotgegevens: maximaal 3 maanden na de pilot, tenzij de dienstverlening doorgaat, een langere termijn is afgesproken of de gegevens onomkeerbaar zijn geanonimiseerd;
- klant- en contractgegevens: tot maximaal 2 jaar na het einde van de relatie, behalve gegevens met een langere wettelijke bewaarplicht;
- fiscale en administratieve gegevens: zolang de Nederlandse belastingwetgeving dit voorschrijft;
- technische beveiligingsgegevens: zo kort mogelijk en volgens de bewaartermijnen van de betrokken infrastructuurleverancier;
- marketinggegevens op basis van toestemming: tot intrekking of uiterlijk na 2 jaar zonder relevante interactie.
Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk is voor een juridische procedure, beveiligingsincident of wettelijke verplichting.
07
Jouw privacyrechten
Je kunt, afhankelijk van de situatie, verzoeken om:
- inzage in jouw persoonsgegevens;
- correctie of aanvulling;
- verwijdering of beperking van de verwerking;
- overdracht van gegevens;
- bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- intrekking van toestemming.
Stuur je verzoek naar info@horecaaipartner.com. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij twijfel kunnen wij aanvullende informatie vragen om je identiteit veilig te controleren. Maak daarbij gegevens die niet nodig zijn onleesbaar.
Ben je niet tevreden over onze afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
09
Beveiliging, datalekken en wijzigingen
De pilot gebruikt gecontroleerde locatietoegang, inloggen via e-mail en een afzonderlijke pilotgoedkeuring. Broncodeversies kunnen worden teruggezet; de beheerder kan een aparte gegevensback-up downloaden. Er is in deze ronde geen automatische externe back-uproutine ingericht. Geen digitale verwerking is volledig zonder risico; daarom blijven toegangscontroles en herstelcontroles nodig.
Een mogelijk datalek onderzoeken wij direct. Wanneer de AVG dat vereist, melden wij het bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen.
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, leveranciers of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina met de datum van de laatste wijziging.